Fra siden Data-eksport under bedriftsinnstillinger i Poption kan administrator-brukere eksportere ønsket data fra Poption til ulike filformater. Dette gjør det enkelt å overføre data fra Poption til en ny tjeneste.

I denne artikkelen går vi gjennom følgende (klikk for å hoppe til seksjon):

For andre spørsmål, kan dere kontakte oss på support@poption.com, eller skrive til oss via chaten i nedre høyre hjørne.


Oversikt over tilgjengelig data

Kategorier

Tilgjengelig data for eksport er delt inn i ulike kategorier:

  • Kandidater

  • Søknader

  • Utlysninger

  • Speedintervju-arrangementer

  • Interesseskjemaer

  • E-post-maler

  • Ansatt-brukere

Klikk på "Beskrivelse av data" under hver kategori i Poption for en nøyaktig beskrivelse av dataen som følger med.

Støttede filformater

Excel (.xslx)

Det mest brukervennlige formatet der hvert objekt (f.eks. en kandidat eller søknad) representeres som en rad i et regneark. Mindre data er dog tilgjengelig her enn i JSON fordi dataen må kunne passe inn i kolonner.

CSV (.csv)

Samme som Excel, men kompatibel med flere programmer/tjenester.

JSON (.json)

Det mest fleksible formatet som inneholder all tilgjengelig data for hver kategori. Kan kreve noe programmering/scripting for å behandle dataen.

Eksport av data, steg-for-steg

Fra Data-eksport i Poption blar du ned til ønsket kategori (f.eks. "Søknader"), og klikker på knappen for det filformatet du ønsker dataen i (f.eks. "Eksporter til Excel").

Etter å ha klikket på knappen, vil eksporteringen dukke opp i listen over eksporterte filer. Eksporteringen kan ta opptil flere minutter, og du kan klikke på "Oppdater liste" for å sjekke status for eksporten.

Når eksporteringen er fullført, vil du kunne laste ned filen med "Last ned"-knappen til høyre:

Merk at det kun er mulig å eksportere 5 filer samtidig. Dersom du vil slette en eksportert fil, kan dette gjøres ved å klikke på det rød krysset til høyre:

Import av data til ny tjeneste

Hvilke kategorier av data bør vi eksportere?

Vi anbefaler å eksportere alle kandidater og søknader til Excel-format, ettersom dette er det formatet som er enklest å jobbe videre med, uavhengig av hvilket ny tjeneste dere velger.

Her vil dere blant annet ha tilgang til kandidatenes kontaktinformasjon (navn, e-post og telefonnummer), utdanning, og første og siste aktivitet i Poption.

Hvilket filformat bør vi eksportere til?

Ulike tjenester støtter ulike dataformer og filformater, og vi anbefaler å kontakte den nye tjenesten for å høre hvilket format som egner seg best til import.

Enkelte tjenester tilbyr en Excel-mal som gjør det enkelt å formatere den eksporterte dataen til et oppsett som er mulig å importere i den nye tjenesten.

Om dere er usikre på valg av ny tjeneste, har vi skrevet en oversikt over anbefalte alternativer her: "Anbefalte alternativer til Poption".

Behandling av samtykker

Ved eksportering av kandidatdata vil feltet "Consent expires at" / "Samtykket utløper" inkluderes. Det inneholder tid og dato for når kandidatens samtykke utløper. Dere må sørge for å slette eksportert data i henhold til samtykkets varighet.

Man kan vurdere kandidatens samtykke til at det gjelder rekrutteringsformål, og at det ikke er spesifikt for Poption. Dere vil dermed kunne flytte dataen inn i et annet system uten å hente et nytt samtykke. Merk at dette er noe dere som behandlingsansvarlig selv må ta en endelig juridisk vurdering på.

Noen tjenester kan også lese feltet med samtykke-dato ved import, og støtter automatisk sletting av importert persondata.


Ofte stilte spørsmål

Eksporteringen blir aldri ferdig – hva gjør jeg?

Dersom en eksportering fortsatt pågår etter flere timer – klikk på "Oppdater liste" for å sjekke status – anbefaler vi å slette eksporten med det rød krysset til høyre. Deretter kan du starte samme eksport igjen.

Dersom problemet vedvarer, kan du kontakte oss på support@poption.com

"Eksporter til..."-knappene er ikke mulig å klikke på?

Hvert firma kan kjøre opptil 5 eksporter samtidig. Dersom det allerede eksporteres 5 filer, vil "Eksporter til..."-knappene være deaktivert. For å eksportere nye filer, kan du enten vente til pågående eksporter er ferdig, eller slette en eller flere pågående eksporter med det rød krysset til høyre for hver eksport.

Er det mulig å eksportere alle kandidater/søknader til PDF på én gang?

Dersom dere velger Teamtailor som ny tjeneste for søknadsmottak, er det mulig å eksportere alle kandidater og søknader, inkl. profilen og tidslinjen deres som PDF-fil, fra Poption til Teamtailor gjennom vår integrasjon med dem.

For andre tjenester, må én og én PDF-fil eksporteres manuelt:

  1. Åpne kandidatens profil (ev. søknaden til en kandidat)

  2. Klikk på "Eksporter til PDF"-knappen for å eksportere

Vi anbefaler derfor å kun eksportere utvalgte kandidater til PDF, f.eks. kandidater dere tidligere har ansatt eller er i prosess med for øyeblikket.

Kan jeg åpne JSON-filer med Microsoft Excel?

Nyere versjoner av Microsoft Excel støtter importering av JSON-data gjennom Power Query. Se denne artikkelen fra Microsoft om hvordan du gjør dette.

Kan dere bistå oss med å importere data til en ny tjeneste?

Vi har dessverre ikke ressurser tilgjengelig til å bistå med importering av data til andre tjenester, og anbefaler dere å kontakte den nye tjenesten for eventuell bistand her.

For enklest mulig overføring av data til en ny tjeneste, anbefaler vi Teamtailor, som vi allerede har en integrasjon med.

Fant du svaret?